¿Estás diseñando un programa de onboarding para tus colaboradores y no sabes por dónde partir? ¿Buscas mejorar tus inducciones para hacerlas aún más memorables? Sea cual sea tu situación, nunca está demás buscar inspiración en tus referentes💡. Siempre es útil preguntarse cómo llevan a cabo las inducciones otras empresas y por qué les funciona. Esa reflexión te servirá como punto de partida para descubrir qué prácticas de onboarding pueden serle útiles a tu empresa. 

Nosotros ya nos adelantamos e hicimos parte del trabajo por ti 😉. A continuación, te contamos sobre las estrategias e iniciativas de onboarding que llevan a cabo las grandes empresas como Google, Airbnb y LinkedIn 👇.

Programas de mentores y buddies 🤝

Es sumamente importante que, durante su entrada al trabajo, los nuevos colaboradores se sientan acompañados y apoyados. Por lo mismo, Google, HubSpot, Airbnb y Microsoft asignan mentores y/o buddies a las personas entrantes.

Generalmente, un mentor tiende a resolver dudas sobre el rol y las responsabilidades de las nuevas contrataciones. Por lo mismo, suele ser una persona del área o departamento en el que se desempeñan las personas entrantes.

Un buddy, en cambio, busca que los colaboradores se integren socialmente en la empresa y que asimilen la cultura organizacional. Es ideal que los buddies no sean sus jefes directos, sino colegas de la misma área o de otra, y que idealmente lleven un tiempo en la empresa. Así, juntos podrán conversar relajadamente y resolver dudas sobre la cultura empresarial.

Si implementarás un plan de buddies y/o mentores, procura que estas personas contacten a los nuevos colaboradores al menos un día antes de su entrada al trabajo. Así, podrán explicarles qué les espera en su primer día y calmar sus nervios, si es necesario. Las nuevas contrataciones lo agradecerán.

Actividades para generar comunidad 🫂

Los onboardings que implementan Google y HubSpot, particularmente, hacen gran énfasis en cultivar el sentido de comunidad entre sus colaboradores. Para esto, durante la inducción llevan a cabo múltiples iniciativas que propician la colaboración y la construcción de equipos. Esto ayuda a que los nuevos colaboradores se sientan más conectados con la empresa en general.

Una de las actividades icónicas de Google consiste en hacer una búsqueda del tesoro para presentarles la oficina a las personas entrantes. Estas deben unir fuerzas para encontrar las pistas y, eventualmente, el tesoro escondido. Es una gran iniciativa tanto para lograr que los colaboradores se conozcan más y comiencen a trabajar juntos –aunque sea durante un juego– como para que se familiaricen con las instalaciones. 

Si estás leyendo esto, probablemente estás al tanto de la importancia de implementar procesos de onboarding para los nuevos colaboradores. La inducción puede determinar el futuro de los trabajadores en tu empresa: hasta el 20% de la rotación de talento se da durante los primeros 45 días de trabajo 🤯.

Entonces, ¿cómo implementar un onboarding efectivo? Primero, es importante que tengas claro cuáles son las metas a alcanzar durante el proceso. Para esto, pregúntate con qué debe cumplir la nueva contratación o lograr antes de dedicarse completamente a sus funciones –puedes ocupar gratis nuestra herramienta de IA –. Cuando cuentes con eso, es hora de tomar una decisión: ¿en qué plataforma implementarás su inducción? 🔍

Contar con un software en el que puedas centralizar la información necesaria durante esta etapa de los nuevos trabajadores te facilitará el trabajo. Ahora, existen múltiples plataformas para esto y sabemos que la oferta puede resultar abrumadora. Por lo mismo, a continuación te contamos sobre cinco plataformas disponibles en Latinoamérica y sus funciones para onboarding. Esperamos que en ella encuentres alguna que se ajuste a las necesidades de tu organización ⬇️.

1. iSpring Learn

Esta plataforma de e-Learning (LMS) está disponible en España y Latinoamérica. Puede ser utilizada para la creación de una academia de onboarding.

¿Qué ofrece en cuanto a onboarding? 👀

• Permite almacenar contenido de inducción y distribuirlo.

• Se puede automatizar la asignación de cursos y plazos, el envío de recordatorios, notificaciones e informes de desempeño.

• Es posible asignar puntaje por desempeño, entregar medallas y certificados.

• Foco en el aprendizaje social: cuenta con charlas con formadores y un newsfeed en el cual se pueden agregar reacciones.

2. Nivelat

No podemos hacer esta lista sin incluirnos a nosotros mismos 😅. Nivelat es la primera plataforma de aprendizaje (LMS) enfocada en mejorar los KPIs de negocio con entrenamiento móvil y gamificado para trabajadores en terreno. Actualmente, está disponible en español, inglés y portugués 🌎.

¿Qué ofrece en cuanto a onboarding? 👀

• La creación de programas y/o cursos de inducción personalizados –te asesoramos en el proceso–. También podemos diseñarlos por ti en 10 días o menos.

• Establecer fechas de inicio y término en el programa para que los colaboradores cuenten con plazos determinados para realizar su onboarding.

• Microlearning: todos los cursos se dividen en etapas que se pueden realizar en 4 minutos, aprovechando así los intervalos de concentración de los usuarios.

• Gamificación: las capacitaciones son similares a un videojuego 🎮. Cuentan con avatares personalizados, desafíos, barras de progreso, feedback inmediato tras completar las actividades, puntaje por logros, desbloqueo de etapas, tablas de líderes y ranking por equipos.

• Personalización de los contenidos con inteligencia artificial: la IA analiza el desempeño en las capacitaciones en tiempo récord e identifica los contenidos que cada usuario debe reforzar. En base a eso, la plataforma genera automáticamente etapas de refuerzo personalizadas si es necesario.

• Automatización: es posible programar el envío de recordatorios y notificaciones en base a acciones determinadas que lleven a cabo los usuarios.

• Genera reportes de progreso y desempeño de los colaboradores para facilitar el seguimiento de parte de RRHH.

• Contamos con integraciones con Buk y Talana, en caso de que quieras asociar tus capacitaciones con tu plataforma de gestión de personas.

Incorporar a un nuevo colaborador al equipo suele ser un motivo de nerviosismo . No solo para la persona entrante, que deberá integrarse a un grupo de personas que no conoce y asumir un rol en el que quizás no se ha desempeñado antes, sino también para la organización. Esta última debe lograr integrar socialmente a la nueva contratación y prepararla para realizar sus labores de la mejor forma posible e, idealmente, rápidamente. Son, sin duda, tareas desafiantes.

Querer que las nuevas contrataciones estén preparadas para trabajar rápidamente no significa que el proceso de onboarding deba acortarse. De hecho, una tendencia que ha estado en auge últimamente consiste en alargar la inducción para proporcionar apoyo continuo y mejorar la retención de los trabajadores. Esto puede contribuir a que el trabajador se incorpore socialmente y adopte la cultura empresarial. Sin embargo, algo que sí podemos potenciar y, quizás, acelerar, es el proceso de aprendizaje para asumir el trabajo.

No, no nos referimos a contratar únicamente superhumanos 😅. Tampoco nos referimos a implementar capacitaciones más cortas, sino a optimizarlas y hacerlas más efectivas 👀. Existen diversas estrategias que podemos implementar para sacarle el jugo al proceso de onboarding, de manera que facilitemos el aprendizaje para los nuevos colaboradores y podamos contar con trabajadores preparados y confiados en tiempo récord. A continuación, te dejamos cuatro claves para maximizar el potencial de aprendizaje de los colaboradores ⤵️.

Personalización de los contenidos 

Cada trabajador difiere en cuanto a cómo aprende mejor y qué habilidades necesita desarrollar. Además, aquello que necesiten aprender puede variar según el rol, experiencia y objetivos de carrera.

La personalización de los contenidos busca atender las necesidades únicas de cada colaborador y, así, diseñar el plan de formación ideal. Esto contribuye a una adaptación más rápida y efectiva al rol que asumirá la nueva contratación. La personalización del aprendizaje también está asociada a mayor productividad.

Por ejemplo, esto puede traducirse en diferentes programas de inducción según el rol de la persona entrante, pero que contengan algunos cursos en común relacionados a la misión, visión y cultura de la empresa –o sea, cursos con información sobre la organización que todos los colaboradores deben manejar–. En Nivelat, creamos cursos a la medida según los requerimientos de cada cliente o, si lo prefieren, los capacitamos para que puedan crearlos ellos mismos dentro de nuestra plataforma 🤓.

Sin embargo, con la ayuda de la inteligencia artificial, también es posible personalizar el aprendizaje durante el proceso de onboarding. Por ejemplo, en la plataforma de Nivelat, la IA analiza el desempeño de cada usuario y genera etapas de refuerzo para los contenidos con menor desempeño, en caso de que sea necesario.

Microlearning

Con la creciente cantidad de estímulos a los que nos exponemos diariamente, nuestra capacidad de atención se ha visto reducida. Por ende, si queremos optimizar el aprendizaje y lograr la comprensión y aplicación de los contenidos, es clave aprovechar los intervalos de concentración de las personas que se capacitan.

Para esto, el microlearning es una gran solución, ya que consiste en fragmentar grandes contenidos en pequeñas dosis, generalmente en forma de cápsulas o módulos cortos. La idea es que cada una de estas duren entre 4 y 5 minutos. De esta forma, se facilita el aprendizaje y se fomenta su retención. A modo de ejemplo, en Nivelat cada etapa de un curso de capacitación cuenta con la información precisa para que se pueda consumir entre 3 y 4 minutos 🕐.

Es recomendable contratar una plataforma de capacitación que ya cuente con este método de enseñanza. Si esto no es posible y ya cuentas con cursos cuyos módulos son de larga duración, una opción es dividir los momentos de aprendizaje manualmente. Es decir, si un curso dura 1 hora, se puede completar en intervalos de 10 minutos, con pequeños breaks entre ellos.

¿Sabías que hasta el 20% del employee turnover –es decir, el número de colaboradores que dejan su trabajo en un tiempo determinado– se da durante los primeros 45 días de trabajo? 

Para aumentar el compromiso y la retención de los trabajadores, es sumamente importante que prioricemos su entrada al trabajo, haciendo de esta una experiencia memorable y, más importante aún, efectiva. 

Sin embargo, hacer un onboarding efectivo no es una tarea simple. En Nivelat, revisamos y actualizamos el proceso las veces que sean necesarias, considerando el feedback de experiencias pasadas y nuevas necesidades que hayan surgido. Y eso, por supuesto, toma tiempo y recursos.

Pero, ¿y si te contamos que poniendo mucho énfasis en una sola fase, hemos logrado alivianar la tarea de llevar a cabo el proceso de onboarding? 👀 Lo mejor es que, si bien esta logra disminuir el trabajo, no afecta negativamente su calidad. Incluso, puede llegar a mejorarla.

A continuación, te contamos de qué trata esta fase mágica y cómo implementarla 🪄.

No hay onboarding sin preboarding

Quizás estés pensando: “¡¿más boarding?!” 🥲. Así es, ¡pero te prometemos que vale la pena! El preboarding es un proceso que busca iniciar la incorporación del nuevo trabajador antes de su llegada a la empresa. Este puede hacer del onboarding una experiencia mucho más grata tanto para tu organización como para la persona recién contratada.

Si todavía no te convence la idea, considera lo siguiente: 

• Al preparar documentación, material y acompañamiento de antemano, el preboarding aliviana la carga de trabajo que requiere la inducción durante los primeros meses de la nueva incorporación.

• Es una forma de motivar a esta última, ya que puede ayudar a calmar sus nervios antes de entrar a trabajar y aumentar su autoconfianza.

• Sirve para comunicar y explicar claramente cuáles son las expectativas que tiene la empresa respecto a los primeros días del colaborador.

Los indispensables para el preboarding ✅

Lo primero es llevar a cabo el proceso administrativo de la nueva contratación. De esa manera, cuando se incorpore a trabajar, podrá dedicarse exclusivamente a eso mismo y a sumergirse en la cultura de la empresa. La parte administrativa incluye, entre otras cosas:

• La revisión del papeleo legal.

• Crear y activar cuentas y/o correo electrónico.

• Preparar los implementos y/o la estación de trabajo, y asegurarse de que la persona entrante cuente con ellos desde el día uno

Luego, organiza toda la documentación que el colaborador necesitará para entender el rubro, el propósito del negocio, y su cargo. Sobre este último, no olvides incluir:

• Tareas comunes del cargo y con qué frecuencia se llevan a cabo.

• El contacto de la persona encargada de supervisar el trabajo. ¿Quién es y cómo debe comunicarse con ella? 

• Mención de las plataformas que el colaborador usará para trabajar.

Pro tip: Prepara un documento adicional con información sobre la cultura de la empresa y sus integrantes 🙂. Según estadísticas de BambooHR, el 91% de los trabajadores que reciben una introducción efectiva a la cultura de su organización se sienten conectados con ella. Si tu trabajo lo permite, este documento puede tener un tono más lúdico, que despierte la curiosidad de quien lo lea y lo motive a formar parte. 

El término “onboarding” es tan común hoy en día que rara vez usamos su contraparte “inducción”. Probablemente porque para muchos el concepto de onboarding es más amplio e involucra una variedad mayor de actividades para realizar con nuestros nuevos colaboradores o posiblemente porque, como tantos otros términos, su equivalente en inglés nos suena mejor.

Sea cual sea la respuesta, si hoy en día buscas “onboarding” en Google vas a obtener cerca de 289.000.000 resultados (en solo 0,70 segundos, como lo cuantifica el buscador). Pero la real pregunta, y la verdadera respuesta que debes estar buscando, es cómo hacer uno tan bueno que tu nueva contratación se sienta increíble y quiera quedarse mucho tiempo en tu organización.

No existe una sola respuesta. La verdad es que, si somos sinceros, hay varias aristas desde donde observar el proceso y en este blog vas a aprender cada uno de ellos. Así que afírmate (y prepárate un café) ¡Allá vamos!

Primero, lo primero: ¿De qué hablamos cuando hablamos de onboarding?

(Puntos extras si reconociste el guiño de ese título a los libros de Carver y Murakami). De partida, Onboarding se refiere a un proceso particular: ese que permite que los nuevos colaboradores puedan conocer más sobre la organización, su estructura y su cultura, entre otros aspectos. 

Su duración depende de las necesidades de la empresa y en general puede pasar de durar días y semanas a meses. Adicionalmente, se suele considerar que tienen fases determinadas: sigue leyendo acá para conocer las 4 fases del onboarding y cómo aplicarlas en tu empresa.

Por supuesto, eso no es todo. Con el alza del trabajo remoto e híbrido, el onboarding digital es casi tan prominente como el onboarding más “tradicional”. Algunas empresas prefieren ir 100% digital porque les ayuda a entregar una mejor experiencia y ahorrar tiempo en los procesos, mientras que otras organizaciones prefieren realizar una mezcla de ambas opciones. Sea cual sea la opción que escojas, es importante que siempre pongas al centro la experiencia de los colaboradores y su comodidad. Si quieres conocer cuáles pueden ser los principales desafíos y ganancias a los que te puedes enfrentar en un proceso digital, sigue por acá.